1.活动前与场馆各方的沟通

 

场馆方是场馆经理，场馆内的任何活动都必须经过他们的批准。租用场地的直接目的是举办活动。在这个过程中，会有很多地方需要场馆的配合。但场馆方对自己场馆的使用也有很多规定。因此，由于沟通上的疏忽，在活动中可能会与场馆的规定发生冲突。这不仅影响了我们与场馆的关系，也经常延误正常的活动。

 

2.文档和文件管理

 

在许多活动中，我们不太重视文件和档案的管理。但事实上，文件和档案的管理在活动的实施和后期工作中起着非常重要的作用。活动涉及的文件和档案主要包括各类行政审批文件、相关合同和协议、新闻宣传文稿、规划方案、工作计划等。此外，更重要的是如何在活动过程中将其交付给有需要的员工。

3.财务管理

 

每个活动都需要很多东西，有的归公司所有，有的是专门为这个活动购买的，有的是租来的或者借来的，等等。在实施各种活动的过程中，会产生大量的费用，有的在预算之内，有的是临时性的。所以当很多活动结束后，发现实际支出远远高于预算。做好每一笔支出的记录，为下一个预算做好更好的准备。

4.活动后的收尾工作

 

这是每个活动的组织者最容易被忽视的地方。这时，从负责人到工作人员，都有一种事情终于结束的错觉，有的工作人员甚至和观众一起走开，完全忘记还有收尾工作要做。所以很多主办方事后都会丢失物品。为了保证活动的顺利结束，防止物品的丢失，整理工作要在活动开始前妥善安排，专人负责，责任要明确，这样才不会出现混乱。

 

5.关于摘要报告

组织大型活动，以及一系列的推广和公关活动，虽然形式、内容和组织方式不同，但这些不同的项目往往以类似的方式进行管理，被管理学界概括为大型活动项目管理体系。由于在项目管理方面取得了显著的成就，它被广泛应用于建筑、金融、金融等行业。